Selbstorganisation – Produktivität

Real Artists Ship – Steve Jobs

Sich und seine Aufgaben optimal zu organisieren ist die Basis, um die eigene Produktivität zu erhöhen und selbstgesteckte Ziele zu erreichen. Neben diversen Techniken zur Verbesserung der Selbstorganisation, ist es gut, die Eigenarten des menschlichen Gehirns, die uns manchmal mehr im Weg stehen,  besser zu verstehen.

Du kennst ihn sicherlich auch, den Mythos vom Multitasking. Der legendären Eigenschaft des Menschen, mehrere Aufgaben gleichzeitig bearbeiten zu können. Vor einiger Zeit musste Mann jedoch feststellen, dass nur Frauen über diese mächtige Fähigkeit verfügen. Mittlerweile wurde allerdings auch dies widerlegt. Studien haben ergeben, Multitasking ist ein Märchen. In Wahrheit wechselt unser Verstand ständig zwischen den Aufgaben hin und her, wenn wir versuchen mehrere Dinge parallel zu erledigen. Wir lösen unsere Aufmerksamkeit dabei immer wieder von einem Thema und fokussieren auf ein anderes. Hin und her, hin und her und jedes Mal entstehen Reibungsverluste, Rüstkosten, um sich umzustellen. Einzeln winzig klein, stapeln sich diese schnell zu einem gewaltigen Berg.

Das elementare „Geheimnis“ produktiven Arbeitens ist demnach, sich auf jeweils eine Sache zu konzentrieren, statt mehrere Dinge gleichzeitig zu erledigen:

Stop starting, start finishing.

Dabei musst du insbesondere darauf achten, Störungen und Unterbrechungen zu vermeiden. Schalte dein Handy in den Flugmodus, schließe dein E-Mail-Programm und ziehe dich an einen Ort zurück, an dem du ungestört bist. 

Zeit-Management

Um möglichst lange konzentriert zu bleiben, empfiehlt sich die Pomodoro-Technik auszuprobieren. Die funktioniert ganz einfach: Stell deinen Küchenwecker, Sanduhr oder Alexa-Timer auf 25 Minuten ein. (Die Bezeichnung Pomodoro bedeutet italienisch Tomate und kommt von den roten tomatenförmigen Aufziehweckern, die du in vielen Küchen weltweit finden kannst.) Auf jeweils 25 Minuten fokussiertes Arbeiten folgen 5 Minuten Pause. Wiederhole den Vorgang bis zu 4 Mal und mach dann eine längere Pause von 15-30 Minuten.

Du kannst auch versuchen nachzuverfolgen, wieviel Zeit du womit verbringst, um Zeitfresser zu identifizieren. Arbeitest du am Computer, helfen dir Werkzeuge wie RescueTime oder TimeDoctor, die dir genau aufschlüsseln wieviel Zeit du mit Surfen, E-Mail oder in Excel verbracht hast.

Neigst du zur Perfektion und bekommst deswegen Themen nicht schnell genug abgearbeitet, versuche deine eigene Erwartungshaltung stärker zurück zu stellen. Du machst die meisten Aufgaben nicht nur für dich alleine. Perfektion ist der Feind des Guten und gut genug ist der neue Maßstab. Außerdem ist Sachen fertig zu stellen auch ein Zeichen der Qualität deiner Arbeitsweise.

Denk daran deine hoch priorisierten ToDos abzuarbeiten. Auch wenn sie unangenehm erscheinen. Sonst fällst du in eine milde Form des Prokrastinierens zurück. Schon Mark Twain hat empfohlen morgens immer mit den besonders unangenehmen Aufgaben in den Tag zu starten. Hast du die sauren Äpfel hinter dir, kannst du den Rest des Tages süßere Dinge genießen.

Wer mag kann seine Abarbeitung auch spielerisch gestalten – Stichwort Gamification: Wie viele Aufgaben kannst du in 25 Minuten erledigen/wie viele “saure Äpfel” kannst du nacheinander verarbeiten?

Große Themen und Projekte

Bei besonders großen Themen solltest du stets überlegen, was der nächste umsetzbare Schritt ist. Brich solche Projekte also in kleine Teile herunter, aber übertreibe es nicht. Wenn du die nächsten Schritte im Detail kennst, genügt es in der Regel spätere Schritte grobkörnig zu lassen. Pass den Detailgrad so an, dass du nicht die Übersicht verlierst. 

Zudem solltest du dich auf die wichtigen Projekt-Teile fokussieren. 80% des Ergebnisses werden durch 20% der Aufgaben erreicht. In der Regel lohnt sich der Zeitaufwand um 100% der Ziele zu erreichen gar nicht. Man baut meistens nur goldene Wasserhähne, anstatt sich neuen wertvolleren Themen zu widmen.

Ein weiterer wichtiger Punkt ist, Themen delegieren zu können. Du musst nicht alles selber machen. Denk darüber nach, wer einen Punkt für dich erledigen kann und was deine Erwartungen an das Ergebnis sind.

Links / Literatur

Allen, David 2015: Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity*: Penguin Books

Benson, Jim 2013: Personal Kanban: Visualisierung und Planung von Aufgaben, Projekten und Terminen mit dem Kanban-Board*: dpunkt.verlag

Bowman, Sharon L. 2008: Training from the Back of the Room*: Pfeiffer

Gollwitzer, P. M. (1990). Action phases and mind-sets. In E. T. Higgins & R. M. Sorrentino (Eds.), Handbook of Motivation and Cognition*: Guilford Press

Hardy, Darren 2012: The Compound Effect.* Jumpstart your income, your life, your success: Vanguard Press

Tracy, Brian 2017: Eat That Frog!: 21 Great Ways to Stop Procrastinating and Get More Done in Less Time* : Berrett-Koehler Publishers

Ferriss, Timothy 2015: Die 4-Stunden-Woche: Mehr Zeit, mehr Geld, mehr Leben*: Ullstein

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Holger Tewis ist Agile Enterprise Coach
www.holgertewis.de