Archiv der Kategorie: Events

Team-Tools für das Home-Office

Wer Abstand hält, hat sich nicht unbedingt entfernt – Edith Linvers

Aus aktuellem Anlass hier eine kleine Auswahl von Tools für Team-Arbeit aus dem Home-Office. Ich beschreibe nur die Features für die freien Versionen der Tools, gegen Entgelt gibt es natürlich mehr und bessere Funktionen.

Video-Konferenzen

  • Jitsi: Französische Open Source Lösung
  • Skype von Microsoft – Konferenzen für bis zu 50 Gesprächsteilnehmern
  • Zoom: Bis zu 100 Teilnehmer, aber Beschränkung auf 40 min. Break-out rooms, in denen man sich in Kleingruppen treffen kann.
  • Slack: Bis zu 15 Teilnehmer
  • Microsoft Teams: unlimitierte Teilnehmer!?
  • WebEx: 100 Teilnehmer

Eine detaillierte Besprechung von Video-Tools findet ihr z.B. auf Golem.de.

Dokumente teilen

  • MagentaCloud (Deutsche Telekom): 10 GB Speicherplatz – Usability z.T. nicht so gut
  • Dropbox: 2 GB Speicher. Gute Usability, wenn man auf verschiedensten Plattformen unterwegs ist.
  • Google Drive: 15 GB Speicher.
  • OneDrive von Microsoft: 5 GB.

Office Dokumente gemeinsam bearbeiten

  • Google Docs: Die Google eigenen Formate für Texte, Tabellenkalkulation und Präsentationen.
  • Microsoft Office Webapp: Microsoft Word, Excel und Powerpoint gemeinsam im Browser editieren.

Mindmaps kollaborativ erstellen

  • MindMeister: Bis zu drei Mindmaps gemeinsam erstellen.
  • Coggle: Auch maximal drei Mindmaps in der freien Version

Virtuelle Whiteboards

  • Ziteboard: Flexibel und vergleichsweise leichtgewichtiger Zugang.
  • Miro.com: Whiteboard mit Templates für Mind Maps, User Story Maps, Retrospektiven etc.

Eine Übersicht zu verschiedenen Whiteboards gibt es z.B. auf voipreview.org.

Virtuelle Task-Boards

Tools für bestimmte Methoden/Zeremonien

Die Sammlung von Tools ist groß und ich werde die Liste im Laufe der Zeit ergänzen.
Welche Tools nutzt ihr?

holger

Holger Tewis ist Agile Enterprise Coach
www.holgertewis.de

Retrospektive Remote – Team-Reflexion im Home-Office

Der Schmerz sich Trennen zu müssen ist nichts gegen die Freude, sich wieder zu treffen – Charles Dickens

Die Retrospektive steht an, aber dein Team ist im Home-Office? Das ist kein Grund die virtuelle Flinte ins virtuelle Korn zu werfen. Produktive Retrospektive können online auch ohne teure Tools durchgeführt werden.

Eine gute Retrospektive besteht aus folgenden 5 Phasen, an denen ich mich hier orientieren möchte. Gerade online Retros sollten kurz und knackig sein, ich gehe hier von 60 min aus.

  1. Ankommen (Set the stage) – 6 min
  2. Daten sammeln (Gather data) – 20 min
  3. Einsichten erzeugen (Generate insights) – 20 min
  4. Entscheidungen treffen (Decide what to do) – 12 min
  5. Retrospektive abschließen (Close the retrospective) -2 min

Vorbereitung

Wähle ein Kommunikationsmittel: Skype, Teams, Zoom oder auch das gute alte Telefon. Jeder Teilnehmer sollte einen Computer mit Internetverbindung haben. Ich benutze hier außerdem ein Tool für virtuelle Boards, z.B. Trello oder MeisterTask. Verschicke vorab an alle Teilnehmer die entsprechenden Links und verifiziere, dass alle ihren Zugang getestet haben.

Es sollte einen expliziten Moderator geben, z.B. den ScrumMaster des Teams. Dieser sollte eine Liste der Teilnehmer vorliegen haben. Online ist es für den Moderator eine besondere Herausforderung allen Teilnehmern Aufmerksamkeit zu schenken, insbesondere wenn man gemeinsam auf eine Präsentation oder ein Online-Board schaut. Für die Teilnehmer ist es einfacher, wenn sie die Liste sehen. Wenn man z.B. der Reihe nach dran ist, weiß jeder Teilnehmer an welcher Position er steht.

In den folgenden Schritten gehe ich davon aus, dass du der Moderator bist!

1. Ankommen – drei Worte

Um die Teilnehmer zu aktivieren sollte beim Ankommen jeder mindestens einmal kurz zu Wort kommen, z.B. in einem Blitzlicht über den letzten Sprint:

  • Herzlich Willkommen zu unserer Retrospektive. Lasst uns zum Ankommen den letzten Sprint mit maximal drei Worten beschreiben, z.B. „Eine perfekte Welle.“ oder „Panik, Weltuntergang, Auferstehung.“ Ihr bekommt jetzt 1 Minute Zeit, so dass ihr euch eure drei Worte überlegen könnt. Fragen? Nein? Dann los.

Frag nach einer Minute, ob alle fertig sind und verlängere bei Bedarf um eine weitere Minute. Dann ruf den ersten Teilnehmer von der Liste auf. Ist die Reihenfolge klar können sich die Teilnehmer dann das Wort selber übergeben. Ansonsten ruf jeden Teilnehmer explizit auf, damit keine Zeit verloren geht.

Die drei Worte sind ein erster Hinweis, ob der Sprint eher gut oder schlecht gelaufen ist.

2. Daten Sammeln – Mad, Sad, Glad

Um sinnvoll Daten zu sammeln bietet sich Tool-Unterstützung an. Tools für virtuelle Boards wie Trello oder MeisterTask haben schon in der kostenlosen Version ausreichend Funktionalität für eine Retro.

  • Lasst uns nun mit dem Sammeln der Daten beginnen. Wir nutzen die Methode Mad, Sad, Glad. Denkt an die letzte Iteration und überlegt was euch glücklich gestimmt hat (das sind die Glad-Karten), womit ihr unzufrieden wart (Sad) und was euch in den Wahnsinn getrieben oder regelrecht wütend gemacht hat (Mad). Jeder von euch darf insgesamt maximal drei Karten schreiben, überlegt euch also was am wichtigsten für uns ist. Bitte ordnet die Karten in die richtige Spalte ein und markiert sie mit einem farbigen Label. Ihr bekommt 5 Minuten Zeit. Fragen? Nein? Los gehts!

Strukturiere das Board für Mad, Sad, Glad zum Beispiel wie in der folgenden Abbildung:

trello board

Die Teilnehmer sollten nun die ersten drei Spalten für die drei Kategorien Glad, Sad und Mad mit Karten füllen. In der Regel entstehen zu viele Karten, als dass man alle besprechen könnte, d.h. wir müssen die bestehenden Karten Priorisieren. Bei manchen virtuellen Boards gibt es die Möglichkeit Abstimmungen durchzuführen. Wenn das nicht möglich ist, kann man sich mit der Zuordnung von Personen zu den Karten behelfen, die normalerweise für die Aufgabenverteilung gedacht ist.

  • Die Zeit ist um. Lasst uns nun die Karten priorisieren. Jeder von euch darf drei mal seinen Avatar vergeben. Wählt die drei Karten aus, die aus eurer Sicht heute besprochen werden sollten und zieht euren Avatar auf die Karte, so als wolltet ihr die Aufgabe übernehmen. Das dient im Moment nur der Priorisierung. Ob und wer die Karte dann bearbeitet entscheiden wir später.

Jetzt sollten auf den Karten die Avatare der Teilnehmer erscheinen. Am Ende sollte jeder Teilnehmer maximal drei Avatare verteilt haben. Sortiere nun die Karten mit den meisten Avataren in den Spalten nach oben und ziehe dann die 2-4 am höchsten priorisierten Karten in die Spalte „Priorisiert“, unabhängig davon, ob diese vorher in der Mad-, Sad- oder Glad-Spalte gehangen haben. Wo die Karte herkam, sollte am Label sichtbar sein.

3. Einsichten erzeugen – Root Cause Analysis

Jetzt kann die Analyse beginnen. Ziehe die erste Karte in die Spalte „in Diskussion“.

  • Lasst uns über die Karte „zu wenig automatische Tests“ sprechen. Bevor wir mit Lösungsvorschlägen kommen, würde ich gerne die Ursachen besser verstehen. Was glaubt ihr ist das Problem?

Anstatt nun wieder alle Karten zu den Ursachen schreiben zu lassen, bevorzuge ich an dieser Stelle die offene Kommunikation und schreibe mögliche Ursachen als Stichworte mit in die Beschreibung der Karte.

4. Entscheidungen treffen – SMART Goals

Sind die Ursachen geklärt, muss sich das Team auf sinnvolle Maßnahmen zur Lösung einigen. Bei Trello kann man das z.B. mit einer Checkliste machen, die man später abhaken kann.

  • Lasst uns nun überlegen, welche Maßnahmen wir treffen wollen. Diese sollten möglichst SMART sein, also specific (=konkret), measurable (=messbar), attainable (=erreichbar), relevant, timely (=termingebunden). Was schlagt ihr vor?

trello retro

Ihr könnt schließlich festlegen, wer sich um die Maßnahmen kümmert, indem ihr die Avatare, die vorher für die Abstimmung benutzt wurden entfernt und durch die Verantwortlichen für die Maßnahme ersetzt.

5. Abschluss

Zum Abschluss frage ich meistens nur, was gut lief und was man für die nächste Retrospektive verbessern könnte.

Für alle Phasen kann man sich vom Retromat inspirieren lassen, der dutzende Methoden zusammenfasst, die aber meistens für offline Retros gedacht sind.

Wenn man zuvor Retros durchgeführt hat, ist ein wichtiger Schritt natürlich zu überprüfen, ob die Maßnahmen vom letzten Mal umgesetzt wurden.

Nachdem ihr mein Vorgehen gelesen habt, würde mich natürlich interessieren, wie ihr Retrospektiven durchführt. Welche Tools verwendet ihr? Welche Methoden sind erfolgreich?

Literatur:

(1) Derby, Esther 2006: Agile Retrospectives*: Making Good Teams Great (Pragmatic Programmers)

(*) Affiliate-Links.

holger

Holger Tewis ist Agile Enterprise Coach
www.holgertewis.de

Höhepunkte der Lean Kanban Central Europe 2019 (LKCE19)

Die weltgrößte Kanban-Konferenz habe ich diesmal als rasender Reporter begleitet (Alt-Deutsch für Live-Blogger).

Die zweitägige Konferenz war eine bunte Mischung aus Vorträgen und Fallstudien mit vielen bekannten Gesichtern aus der Kanban-Gemeinschaft.

Neben den derzeit angesagten und vielfach repetierten Modellen wie Kanban Maturity Model (KMM) oder Fit for Purpose gab es ein paar interessante Glanzlichter, die ich hier näher beleuchten möchte.

Agiles Portfolio als Marktplatz

In der Marktwirtschaft regeln Angebot und Nachfrage die Preisgestaltung. Was wäre, wenn wir auch innerhalb von Unternehmen den Start neuer Produkte und Projekte von Angebot und Nachfrage regeln lassen?

Patrick Steyaert stellte ein Modell vor, das die Projektpriorisierung über Marktmechanismen löst: Interne Kunden bieten um Lieferanten, die umgekehrt versuchen das besten Angebot zu kriegen.

Auf einem Kanban Board kann das dann wie folgt aussehen:

Upstream fragen interne Kunden sogenannte Tokens an (z.B. Entwickler mit bestimmten Fähigkeiten). Downstream werden Tokens bereitgestellt. Sind alle Tokens für eine Anfrage vorhanden, kann ein Projekt gestartet werden. Gibt es mehrere Möglichkeiten, wählen Kunden die günstigste und Lieferanten die lukrativste.

Möglicherweise ist es sinnvoll eine Weile zu warten, um ein besseres Matching zu erreichen. Steayart sagt, dass hier die Liquidität ein Anzeichen für Agilität ist: Je dringender man Geld braucht, um so unflexibler wird man im Matching Prozess, weil Lieferanten das erstbeste unterbezahlte Projekt nehmen müssen oder Kunden mit dem Preis hochgehen müssen, weil sie nicht länger warten können.

Motivation durch Kanban

Intrinsisch motiviert für eine Tätigkeit sind wir nur dann, wenn uns die Tätigkeit selbst Spaß macht. Wenn wir durch Anreize von Außen motiviert wurden, ist diese Motivation extrinsisch.

Maren Baermann zeigte in ihrer Präsentation, dass der Übergang von extrinsisch nach intrinsisch durchaus fließend sein kann. Dieselbe Tätigkeit kann je nach Kontext mehr oder weniger intrinsisch erfüllend sein, beispielsweise die Tätigkeit einer Reinigungskraft in einem Büro oder einer Kinderklinik.

Es gibt Möglichkeiten den intrinsischen Aspekt von Motivation zu stimulieren, in dem man eine Arbeitsumgebung schafft, welche die psychologischen Basisbedürfnisse Autonomie, Kompetenz und soziale Beziehungen fördert. 

Richtig angewandt kann Kanban diese drei Bedürfnisse adressieren. So erlaubt z.B. die Visualisierung des Status Quo auf Kanban Boards, dass kompetente und autonome Entscheidungen getroffen werden können. Gemeinsame Diskussionen und Retrospektiven erhöhen die sozialen Beziehungen.

Live Streaming

Die Kanban User Group Hamburg hat einen Live-Stream von der Konferenz aufgenommen. Alexander, Per und Urs haben zahlreiche Interviews geführt, die man auch nachträglich abrufen kann, um die Konferenz nochmal Revue passieren zu lassen:

holger

Holger Tewis ist Agile Enterprise Coach
www.holgertewis.de