Remote Working – Teil 2 – Zoom calls

Im ersten Teil haben wir uns mit dem Setup für das Homeoffice beschäftigt (und dem hoffentlich nicht im Schlafzimmer stehenden Arbeitstisch). Im zweiten Teil betrachten wir die Calls an sich.

Vor dem Call

• Prüft, dass ihr Zoom (etc.) starten könnt.
• Checkt mit den eingebauten Tools, dass sowohl das richtige Mikrofon als auch die Kamera übertragen werden.
• Macht euch damit vertraut wie ihr euch schnell stumm Schalten und auch die Sprache aktivieren könnt (z.B. in Zoom einfach “Space” drücken für “Push to talk”).
  • Wenn ihr ein Jabra Speak nutzt, prüft, dass sowohl Mikrofon als auch Audio Ausgabe darüber laufen. Sonst haben die Teilnehmer ein Echo bzw. hören sich selber. Verzögert…
• Wenn ihr euren Bildschirm teilen müsst, prüft wie ihr nur einzelne Fenster / Applikationen freigebt. Sonst könnten Menschen Dinge sehen, die nicht für sie bestimmt sind.
• Räumt euren virtuellen Schreibtisch so auf, dass ihr jederzeit die anderen sehen könnt, aber trotzdem die Kollaborationstools offen habt.
• Haltet euren Arbeitsplatz sauber (auch von zu Hause), sodass euer Hintergrund nicht stört. Alternativ nutzte einen der Hintergründe von Zoom (oder wundervolle Berglandschaften der Schweiz aus Stockfoto, die hochladen könnt).
• Stellt sicher, dass alle Teilnehmer denselben Zoom Link haben
• Wenn ihr mehrere Zoom Räume über die Firma habt und über einen Admin Account verfügt, stellt sicher, dass der Raum frei ist, sonst könnte es sein, dass ihr mit dem Start eures Meetings ein laufendes Meeting beendet.
• Bestimmt einen Moderator! Dieser sollte auch der Session Host sein.

Während des Call / Trainings

• Regelmäßige Pausen sind wichtig.
  • 50 Minuten Call – 10 Minuten Pause funktioniert ziemlich gut.
  • Pausen sind dazu da sich zu bewegen. Nicht um schnell E-Mails zu lesen. Oder Herausforderungen in der Familie zu lösen.
  • Legt spätestens alle 3 Stunden eine große Pause ein (60 Minuten) – Um alles das zu machen, was man in den kurzen Pausen nicht tun sollte.
• Eure Gesundheit ist wichtiger als gutes Aussehen.
  • Wenn ihr euch bewegen müsst, tut dass auch während des Calls.
  • Wenn ihr den Schreibtisch hochfahrt, bitte vorher stumm schalten und Kamera ausschalten.
  • Es ist total okay während eines Calls zu trinken. Vorher nur das Stumm schalten nicht vergessen.
• Überlegt bei mehr als 5 Teilnehmern aktiv Break out Sessions zu nutzen, um in kleineren Gruppen zu arbeiten. Bei großen Gruppen verliert ihr Remote noch eher die Aufmerksamkeit.
  • Manche Teilnehmer sind mehr als einmal in Zoom (z.B. weil das Mikrofon am Handy besser geht als vom Laptop). Achtet dann darauf, immer beide Zoom Teilnehmer in denselben Raum zu schicken.
• Nutzt Signalkarten, die ihr vorher ausgedruckt habt, um ohne Winken und reinreden “Gehör” zu finden.
  • Zum Ausdrucken empfiehlt sich dickes Papier und Laminiergerät. Alternativ einfach den Amazon Karton Eurer letzten Bestellung nutzen und die Karten drauf kleben.
• Lüftet regelmäßig. Erst recht, wenn ihr die Besenkammer zum Büro umfunktioniert habt :-).

Für Moderatoren / Trainer

Für DasScrumTeam habe ich den Beitrag “Trainings virtuell durchführen” übersetzt und erweitert, mit vielen Tipps speziell für die Moderation von Trainings. Die wichtigsten Punkte:

• Benutzt einen großen Monitor. Hierbei könnt ihr auch durchaus euren Fernseher benutzen. Wichtig ist es, die Boards aller Breakout Sessions auf einem Monitor sehen zu können (für die Mac User: Nutzt die Tatsache, dass ihr einen “Schreibtisch” anlegen könnt mit zwei Browser Fenstern im Fullscreen Modus side by side. So kommt ihr schnell über Wischen von eurer Arbeitsfläche zu den Miro / Mural Boards der Kursteilnehmer).
• Nutzt aktiv Breakout sessions.
• Schreibt euch eure Agenda auf und welche Tools ihr wann wofür benutzen wollt. Ich persönlich nutze hierfür Sessionlab.
• Macht euch vorher vertraut mit den Tools, welche ihr im Meeting nutzen möchtet. ihr müsst gerade am Anfang nicht nur moderieren, sondern auch die Tools erklären.
• Seid aktiv in der Moderation. Und bindet insbesondere die ruhigeren Teilnehmer ein.

Zum Schluss

Lasst uns gerne in den Kommentaren eure Tipps wissen, sodass wir sie auch ausprobieren können. Und bleibt gesund, zu Hause (so lange nötig) und entdeckt für euch die Vorteile des Remote arbeiten.

 

Malte Sussdorff ist Trainer und Berater für agile Produktentwicklung

Remote Working nachhaltig meistern …

… oder wie ich mehr als sechs Stunden Zoom Meetings am Tag überstehe!

Ich bin einer der Menschen, die gewohnt sind von zu Hause zu arbeiten. Meine Wohnung verfügt über ein Büro, welches noch nicht zum Kinderzimmer geworden ist. Schon früh habe ich mir angewöhnt, die normalen Regeln des Home-workings (Routinen beibehalten, “Bürozeiten” einführen, regelmäßig in die Küche gehen und Kaffee/Tee kochen) einzuhalten und daher dachte ich, die Quarantäne ist doch nichts anderes als mein bisheriges Leben.

Die Realität mit 8 Stunden Remote Trainings oder Meetings innerhalb der letzten 2 Wochen hat mich auf den Boden der Tatsachen zurückgeholt. Ich war abends fertig, mein Rücken beklagte sich über zu wenig Bewegung, es gab geplatzte Äderchen in den Augen. Dies zwang mich ein paar Dinge auszuprobieren, welche es mir jetzt erlauben, deutlich besser durch den Arbeitstag zu kommen.
Im ersten Teil des Blogposts werde ich das Setup beschreiben, welches ich mittlerweile bei mir zu Hause habe. Vielleicht ist die ein oder andere Anregung für euer Home Office mit dabei. Im zweiten Teil geht es dann um das eigentliche verteilte Arbeiten mit Zoom und anderen online Kollaborations-Tools.

Das Setup

Selbst wenn wir alle hoffen nur für 2–3 Wochen im HomeOffice zu sein, es empfiehlt sich auf die Ergonomie seines Arbeitsplatzes zu achten (auch wenn die Regelungen der Arbeitsstättenverordnung, wonach der Arbeitgeber für das Einrichten des Arbeitsplatzes zuständig ist, hier nicht gelten). Ihr werdet in nächster Zeit alle Meetings hinter einem Monitor verbringen und sitzend, nicht mehr wie früher stehend oder um einen Tisch im Meeting Raum, wo ihr euch deutlich mehr bewegt habt. Daher ist das gute Setup so wichtig.

Über die Jahre sind einige Gadgets bei mir zusammen gekommen, welche mir den Umstieg ungemein erleichtert haben:

• Den Laptop mit separater Tastatur und Maus zu nutzen, reduziert deutlich Nackenschmerzen durch das kontinuierliche Starren nach unten.
  • Laptop erhöht vor Euch abstellen (z.B. schick mit Rain Design*)
  • Ergnomische Tastatur* und Trackpad/Maus
• Achtet regelmäßig darauf wo Eure Schultern sind (sie sollten nicht nach vorne klappen). Falls Ihr hier Hilfe braucht – Haltungskorrektur*
  Falls Ihr nur am Laptop arbeitet, nutzt die Laptop-Kamera. Wenn Ihr einen externen Monitor habt, investiert in eine separate Kamera (ich nutze die Logitech C920*) und befestigt diese oben am Monitor.
  (nicht von unten vor Euch hinstellen, sonst schaut Ihr immer über Eure Kollegen von Oben herab)
• Ich persönlich bin kein Fan von Kopfhörern für Meetings, da ich mit Kopfhörern immer Abschottung/Abwesenheit assoziiere, aber ich habe auch ein leises Büro und keine Kinder zu Hause und kann daher eine Telefonspinne mit USB nutzen – Jabra Speak 510*. Falls das nicht geht, nutzt Kopfhörer mit bequemen Polstern (over ear) oder bequemen Sitz.
• Bequemer Bürostuhl. Ich bin ein Fan der Aeron Chair, andere bevorzugen den Swooper weil er auch zu einer geraden Haltung einlädt.
• Falls es der Platz hergibt, nutzt einen höhenverstellbaren Tisch, alternativ nehmt ein Bügelbrett (mit Laptop – Monitor wird schwer)
• Großer Monitor der es Euch ermöglicht sowohl den freigegebenen Bildschirm als auch die Teilnehmer im Zoom Meeting zu sehen. Alternativ ein Tablet für die Zoom Kommunikation, idealerweise mit Ständer*.
• Falls Ihr euch bewegen wollt (und über einen höhenverstellbaren Tisch verfügt) Walking Pad R1. Legt eure Fernbedienung neben den Knopf zum Mute/Unmute, damit die Teilnehmer sich auf euch und nicht auf euer Laufband konzentrieren. Alternative ohne Laufband: Einfach auf der Stelle gehen (oder einfach nur die Fersen anheben)

Zu guter Letzt: Das Sofa mit Laptop auf dem Schoß mag zwar bequem erscheinen, ist aber für konzentriertes Arbeiten eher hinderlich. Und wo ist dann euer Rückzugsort, wenn ihr die Arbeit beendet?
=> sorgt dafür (sofern das erreichbar ist) dass ihr einen Schreibtisch an einem Ort habt, den ihr nicht für die Erholung nutzt. Nicht das Schlafzimmer!

(*) Affiliate-Links.

Malte Sussdorff ist Trainer und Berater für agile Produktentwicklung