Remote Working – Teil 2 – Zoom calls

Im ersten Teil haben wir uns mit dem Setup für das Homeoffice beschäftigt (und dem hoffentlich nicht im Schlafzimmer stehenden Arbeitstisch). Im zweiten Teil betrachten wir die Calls an sich.

Vor dem Call

• Prüft, dass ihr Zoom (etc.) starten könnt.
• Checkt mit den eingebauten Tools, dass sowohl das richtige Mikrofon als auch die Kamera übertragen werden.
• Macht euch damit vertraut wie ihr euch schnell stumm Schalten und auch die Sprache aktivieren könnt (z.B. in Zoom einfach “Space” drücken für “Push to talk”).
  • Wenn ihr ein Jabra Speak nutzt, prüft, dass sowohl Mikrofon als auch Audio Ausgabe darüber laufen. Sonst haben die Teilnehmer ein Echo bzw. hören sich selber. Verzögert…
• Wenn ihr euren Bildschirm teilen müsst, prüft wie ihr nur einzelne Fenster / Applikationen freigebt. Sonst könnten Menschen Dinge sehen, die nicht für sie bestimmt sind.
• Räumt euren virtuellen Schreibtisch so auf, dass ihr jederzeit die anderen sehen könnt, aber trotzdem die Kollaborationstools offen habt.
• Haltet euren Arbeitsplatz sauber (auch von zu Hause), sodass euer Hintergrund nicht stört. Alternativ nutzte einen der Hintergründe von Zoom (oder wundervolle Berglandschaften der Schweiz aus Stockfoto, die hochladen könnt).
• Stellt sicher, dass alle Teilnehmer denselben Zoom Link haben
• Wenn ihr mehrere Zoom Räume über die Firma habt und über einen Admin Account verfügt, stellt sicher, dass der Raum frei ist, sonst könnte es sein, dass ihr mit dem Start eures Meetings ein laufendes Meeting beendet.
• Bestimmt einen Moderator! Dieser sollte auch der Session Host sein.

Während des Call / Trainings

• Regelmäßige Pausen sind wichtig.
  • 50 Minuten Call – 10 Minuten Pause funktioniert ziemlich gut.
  • Pausen sind dazu da sich zu bewegen. Nicht um schnell E-Mails zu lesen. Oder Herausforderungen in der Familie zu lösen.
  • Legt spätestens alle 3 Stunden eine große Pause ein (60 Minuten) – Um alles das zu machen, was man in den kurzen Pausen nicht tun sollte.
• Eure Gesundheit ist wichtiger als gutes Aussehen.
  • Wenn ihr euch bewegen müsst, tut dass auch während des Calls.
  • Wenn ihr den Schreibtisch hochfahrt, bitte vorher stumm schalten und Kamera ausschalten.
  • Es ist total okay während eines Calls zu trinken. Vorher nur das Stumm schalten nicht vergessen.
• Überlegt bei mehr als 5 Teilnehmern aktiv Break out Sessions zu nutzen, um in kleineren Gruppen zu arbeiten. Bei großen Gruppen verliert ihr Remote noch eher die Aufmerksamkeit.
  • Manche Teilnehmer sind mehr als einmal in Zoom (z.B. weil das Mikrofon am Handy besser geht als vom Laptop). Achtet dann darauf, immer beide Zoom Teilnehmer in denselben Raum zu schicken.
• Nutzt Signalkarten, die ihr vorher ausgedruckt habt, um ohne Winken und reinreden “Gehör” zu finden.
  • Zum Ausdrucken empfiehlt sich dickes Papier und Laminiergerät. Alternativ einfach den Amazon Karton Eurer letzten Bestellung nutzen und die Karten drauf kleben.
• Lüftet regelmäßig. Erst recht, wenn ihr die Besenkammer zum Büro umfunktioniert habt :-).

Für Moderatoren / Trainer

Für DasScrumTeam habe ich den Beitrag “Trainings virtuell durchführen” übersetzt und erweitert, mit vielen Tipps speziell für die Moderation von Trainings. Die wichtigsten Punkte:

• Benutzt einen großen Monitor. Hierbei könnt ihr auch durchaus euren Fernseher benutzen. Wichtig ist es, die Boards aller Breakout Sessions auf einem Monitor sehen zu können (für die Mac User: Nutzt die Tatsache, dass ihr einen “Schreibtisch” anlegen könnt mit zwei Browser Fenstern im Fullscreen Modus side by side. So kommt ihr schnell über Wischen von eurer Arbeitsfläche zu den Miro / Mural Boards der Kursteilnehmer).
• Nutzt aktiv Breakout sessions.
• Schreibt euch eure Agenda auf und welche Tools ihr wann wofür benutzen wollt. Ich persönlich nutze hierfür Sessionlab.
• Macht euch vorher vertraut mit den Tools, welche ihr im Meeting nutzen möchtet. ihr müsst gerade am Anfang nicht nur moderieren, sondern auch die Tools erklären.
• Seid aktiv in der Moderation. Und bindet insbesondere die ruhigeren Teilnehmer ein.

Zum Schluss

Lasst uns gerne in den Kommentaren eure Tipps wissen, sodass wir sie auch ausprobieren können. Und bleibt gesund, zu Hause (so lange nötig) und entdeckt für euch die Vorteile des Remote arbeiten.

 

Malte Sussdorff ist Trainer und Berater für agile Produktentwicklung

Remote Working nachhaltig meistern …

… oder wie ich mehr als sechs Stunden Zoom Meetings am Tag überstehe!

Ich bin einer der Menschen, die gewohnt sind von zu Hause zu arbeiten. Meine Wohnung verfügt über ein Büro, welches noch nicht zum Kinderzimmer geworden ist. Schon früh habe ich mir angewöhnt, die normalen Regeln des Home-workings (Routinen beibehalten, “Bürozeiten” einführen, regelmäßig in die Küche gehen und Kaffee/Tee kochen) einzuhalten und daher dachte ich, die Quarantäne ist doch nichts anderes als mein bisheriges Leben.

Die Realität mit 8 Stunden Remote Trainings oder Meetings innerhalb der letzten 2 Wochen hat mich auf den Boden der Tatsachen zurückgeholt. Ich war abends fertig, mein Rücken beklagte sich über zu wenig Bewegung, es gab geplatzte Äderchen in den Augen. Dies zwang mich ein paar Dinge auszuprobieren, welche es mir jetzt erlauben, deutlich besser durch den Arbeitstag zu kommen.
Im ersten Teil des Blogposts werde ich das Setup beschreiben, welches ich mittlerweile bei mir zu Hause habe. Vielleicht ist die ein oder andere Anregung für euer Home Office mit dabei. Im zweiten Teil geht es dann um das eigentliche verteilte Arbeiten mit Zoom und anderen online Kollaborations-Tools.

Das Setup

Selbst wenn wir alle hoffen nur für 2–3 Wochen im HomeOffice zu sein, es empfiehlt sich auf die Ergonomie seines Arbeitsplatzes zu achten (auch wenn die Regelungen der Arbeitsstättenverordnung, wonach der Arbeitgeber für das Einrichten des Arbeitsplatzes zuständig ist, hier nicht gelten). Ihr werdet in nächster Zeit alle Meetings hinter einem Monitor verbringen und sitzend, nicht mehr wie früher stehend oder um einen Tisch im Meeting Raum, wo ihr euch deutlich mehr bewegt habt. Daher ist das gute Setup so wichtig.

Über die Jahre sind einige Gadgets bei mir zusammen gekommen, welche mir den Umstieg ungemein erleichtert haben:

• Den Laptop mit separater Tastatur und Maus zu nutzen, reduziert deutlich Nackenschmerzen durch das kontinuierliche Starren nach unten.
  • Laptop erhöht vor Euch abstellen (z.B. schick mit Rain Design*)
  • Ergnomische Tastatur* und Trackpad/Maus
• Achtet regelmäßig darauf wo Eure Schultern sind (sie sollten nicht nach vorne klappen). Falls Ihr hier Hilfe braucht – Haltungskorrektur*
  Falls Ihr nur am Laptop arbeitet, nutzt die Laptop-Kamera. Wenn Ihr einen externen Monitor habt, investiert in eine separate Kamera (ich nutze die Logitech C920*) und befestigt diese oben am Monitor.
  (nicht von unten vor Euch hinstellen, sonst schaut Ihr immer über Eure Kollegen von Oben herab)
• Ich persönlich bin kein Fan von Kopfhörern für Meetings, da ich mit Kopfhörern immer Abschottung/Abwesenheit assoziiere, aber ich habe auch ein leises Büro und keine Kinder zu Hause und kann daher eine Telefonspinne mit USB nutzen – Jabra Speak 510*. Falls das nicht geht, nutzt Kopfhörer mit bequemen Polstern (over ear) oder bequemen Sitz.
• Bequemer Bürostuhl. Ich bin ein Fan der Aeron Chair, andere bevorzugen den Swooper weil er auch zu einer geraden Haltung einlädt.
• Falls es der Platz hergibt, nutzt einen höhenverstellbaren Tisch, alternativ nehmt ein Bügelbrett (mit Laptop – Monitor wird schwer)
• Großer Monitor der es Euch ermöglicht sowohl den freigegebenen Bildschirm als auch die Teilnehmer im Zoom Meeting zu sehen. Alternativ ein Tablet für die Zoom Kommunikation, idealerweise mit Ständer*.
• Falls Ihr euch bewegen wollt (und über einen höhenverstellbaren Tisch verfügt) Walking Pad R1. Legt eure Fernbedienung neben den Knopf zum Mute/Unmute, damit die Teilnehmer sich auf euch und nicht auf euer Laufband konzentrieren. Alternative ohne Laufband: Einfach auf der Stelle gehen (oder einfach nur die Fersen anheben)

Zu guter Letzt: Das Sofa mit Laptop auf dem Schoß mag zwar bequem erscheinen, ist aber für konzentriertes Arbeiten eher hinderlich. Und wo ist dann euer Rückzugsort, wenn ihr die Arbeit beendet?
=> sorgt dafür (sofern das erreichbar ist) dass ihr einen Schreibtisch an einem Ort habt, den ihr nicht für die Erholung nutzt. Nicht das Schlafzimmer!

(*) Affiliate-Links.

Malte Sussdorff ist Trainer und Berater für agile Produktentwicklung

Team-Tools für das Home-Office

Wer Abstand hält, hat sich nicht unbedingt entfernt – Edith Linvers

Aus aktuellem Anlass hier eine kleine Auswahl von Tools für Team-Arbeit aus dem Home-Office. Ich beschreibe nur die Features für die freien Versionen der Tools, gegen Entgelt gibt es natürlich mehr und bessere Funktionen.

Video-Konferenzen

• Jitsi: Französische Open Source Lösung
• Skype von Microsoft – Konferenzen für bis zu 50 Gesprächsteilnehmern
• Zoom: Bis zu 100 Teilnehmer, aber Beschränkung auf 40 min. Break-out rooms, in denen man sich in Kleingruppen treffen kann.
• Slack: Bis zu 15 Teilnehmer
• Microsoft Teams: unlimitierte Teilnehmer!?
• WebEx: 100 Teilnehmer

Eine detaillierte Besprechung von Video-Tools findet ihr z.B. auf Golem.de.

Dokumente teilen

• MagentaCloud (Deutsche Telekom): 10 GB Speicherplatz – Usability z.T. nicht so gut
• Dropbox: 2 GB Speicher. Gute Usability, wenn man auf verschiedensten Plattformen unterwegs ist.
• Google Drive: 15 GB Speicher.
• OneDrive von Microsoft: 5 GB.

Office Dokumente gemeinsam bearbeiten

• Google Docs: Die Google eigenen Formate für Texte, Tabellenkalkulation und Präsentationen.
• Microsoft Office Webapp: Microsoft Word, Excel und Powerpoint gemeinsam im Browser editieren.

Mindmaps kollaborativ erstellen

• MindMeister: Bis zu drei Mindmaps gemeinsam erstellen.
• Coggle: Auch maximal drei Mindmaps in der freien Version

Virtuelle Whiteboards

• Ziteboard: Flexibel und vergleichsweise leichtgewichtiger Zugang.
• Miro.com: Whiteboard mit Templates für Mind Maps, User Story Maps, Retrospektiven etc.

Eine Übersicht zu verschiedenen Whiteboards gibt es z.B. auf voipreview.org.

Virtuelle Task-Boards

• MeisterTask: Ein deutscher Anbieter
• Trello: Sehr gute Usability

Tools für bestimmte Methoden/Zeremonien

• Planning Poker:
  • Planit Poker
  • Planning Poker
• Delegation Poker: Delegationsstufen mit Management 3.0
• Moving Motivators: auch aus dem Mgmt.30. Der Link erlaubt euch eine Kopie eines Google Drawings zu machen. Dort können dann mehrere Personen ihre Motivatoren einstellen.
• Mentimeter: Schnelle Umfragen

Die Sammlung von Tools ist groß und ich werde die Liste im Laufe der Zeit ergänzen.
Welche Tools nutzt ihr?

Holger Tewis ist Agile Enterprise Coach
www.holgertewis.de

Retrospektive Remote – Team-Reflexion im Home-Office

Der Schmerz sich Trennen zu müssen ist nichts gegen die Freude, sich wieder zu treffen – Charles Dickens

Die Retrospektive steht an, aber dein Team ist im Home-Office? Das ist kein Grund die virtuelle Flinte ins virtuelle Korn zu werfen. Produktive Retrospektive können online auch ohne teure Tools durchgeführt werden.

Eine gute Retrospektive besteht aus folgenden 5 Phasen, an denen ich mich hier orientieren möchte. Gerade online Retros sollten kurz und knackig sein, ich gehe hier von 60 min aus.

1. Ankommen (Set the stage) – 6 min
2. Daten sammeln (Gather data) – 20 min
3. Einsichten erzeugen (Generate insights) – 20 min
4. Entscheidungen treffen (Decide what to do) – 12 min
5. Retrospektive abschließen (Close the retrospective) -2 min

Vorbereitung

Wähle ein Kommunikationsmittel: Skype, Teams, Zoom oder auch das gute alte Telefon. Jeder Teilnehmer sollte einen Computer mit Internetverbindung haben. Ich benutze hier außerdem ein Tool für virtuelle Boards, z.B. Trello oder MeisterTask. Verschicke vorab an alle Teilnehmer die entsprechenden Links und verifiziere, dass alle ihren Zugang getestet haben.

Es sollte einen expliziten Moderator geben, z.B. den ScrumMaster des Teams. Dieser sollte eine Liste der Teilnehmer vorliegen haben. Online ist es für den Moderator eine besondere Herausforderung allen Teilnehmern Aufmerksamkeit zu schenken, insbesondere wenn man gemeinsam auf eine Präsentation oder ein Online-Board schaut. Für die Teilnehmer ist es einfacher, wenn sie die Liste sehen. Wenn man z.B. der Reihe nach dran ist, weiß jeder Teilnehmer an welcher Position er steht.

In den folgenden Schritten gehe ich davon aus, dass du der Moderator bist!

1. Ankommen – drei Worte

Um die Teilnehmer zu aktivieren sollte beim Ankommen jeder mindestens einmal kurz zu Wort kommen, z.B. in einem Blitzlicht über den letzten Sprint:

• Herzlich Willkommen zu unserer Retrospektive. Lasst uns zum Ankommen den letzten Sprint mit maximal drei Worten beschreiben, z.B. “Eine perfekte Welle.” oder “Panik, Weltuntergang, Auferstehung.” Ihr bekommt jetzt 1 Minute Zeit, so dass ihr euch eure drei Worte überlegen könnt. Fragen? Nein? Dann los.

Frag nach einer Minute, ob alle fertig sind und verlängere bei Bedarf um eine weitere Minute. Dann ruf den ersten Teilnehmer von der Liste auf. Ist die Reihenfolge klar können sich die Teilnehmer dann das Wort selber übergeben. Ansonsten ruf jeden Teilnehmer explizit auf, damit keine Zeit verloren geht.

Die drei Worte sind ein erster Hinweis, ob der Sprint eher gut oder schlecht gelaufen ist.

2. Daten Sammeln – Mad, Sad, Glad

Um sinnvoll Daten zu sammeln bietet sich Tool-Unterstützung an. Tools für virtuelle Boards wie Trello oder MeisterTask haben schon in der kostenlosen Version ausreichend Funktionalität für eine Retro.

• Lasst uns nun mit dem Sammeln der Daten beginnen. Wir nutzen die Methode Mad, Sad, Glad. Denkt an die letzte Iteration und überlegt was euch glücklich gestimmt hat (das sind die Glad-Karten), womit ihr unzufrieden wart (Sad) und was euch in den Wahnsinn getrieben oder regelrecht wütend gemacht hat (Mad). Jeder von euch darf insgesamt maximal drei Karten schreiben, überlegt euch also was am wichtigsten für uns ist. Bitte ordnet die Karten in die richtige Spalte ein und markiert sie mit einem farbigen Label. Ihr bekommt 5 Minuten Zeit. Fragen? Nein? Los gehts!

Strukturiere das Board für Mad, Sad, Glad zum Beispiel wie in der folgenden Abbildung:

Die Teilnehmer sollten nun die ersten drei Spalten für die drei Kategorien Glad, Sad und Mad mit Karten füllen. In der Regel entstehen zu viele Karten, als dass man alle besprechen könnte, d.h. wir müssen die bestehenden Karten Priorisieren. Bei manchen virtuellen Boards gibt es die Möglichkeit Abstimmungen durchzuführen. Wenn das nicht möglich ist, kann man sich mit der Zuordnung von Personen zu den Karten behelfen, die normalerweise für die Aufgabenverteilung gedacht ist.

• Die Zeit ist um. Lasst uns nun die Karten priorisieren. Jeder von euch darf drei mal seinen Avatar vergeben. Wählt die drei Karten aus, die aus eurer Sicht heute besprochen werden sollten und zieht euren Avatar auf die Karte, so als wolltet ihr die Aufgabe übernehmen. Das dient im Moment nur der Priorisierung. Ob und wer die Karte dann bearbeitet entscheiden wir später.

Jetzt sollten auf den Karten die Avatare der Teilnehmer erscheinen. Am Ende sollte jeder Teilnehmer maximal drei Avatare verteilt haben. Sortiere nun die Karten mit den meisten Avataren in den Spalten nach oben und ziehe dann die 2-4 am höchsten priorisierten Karten in die Spalte “Priorisiert”, unabhängig davon, ob diese vorher in der Mad-, Sad- oder Glad-Spalte gehangen haben. Wo die Karte herkam, sollte am Label sichtbar sein.

3. Einsichten erzeugen – Root Cause Analysis

Jetzt kann die Analyse beginnen. Ziehe die erste Karte in die Spalte “in Diskussion”.

• Lasst uns über die Karte “zu wenig automatische Tests” sprechen. Bevor wir mit Lösungsvorschlägen kommen, würde ich gerne die Ursachen besser verstehen. Was glaubt ihr ist das Problem?

Anstatt nun wieder alle Karten zu den Ursachen schreiben zu lassen, bevorzuge ich an dieser Stelle die offene Kommunikation und schreibe mögliche Ursachen als Stichworte mit in die Beschreibung der Karte.

4. Entscheidungen treffen – SMART Goals

Sind die Ursachen geklärt, muss sich das Team auf sinnvolle Maßnahmen zur Lösung einigen. Bei Trello kann man das z.B. mit einer Checkliste machen, die man später abhaken kann.

• Lasst uns nun überlegen, welche Maßnahmen wir treffen wollen. Diese sollten möglichst SMART sein, also specific (=konkret), measurable (=messbar), attainable (=erreichbar), relevant, timely (=termingebunden). Was schlagt ihr vor?

Ihr könnt schließlich festlegen, wer sich um die Maßnahmen kümmert, indem ihr die Avatare, die vorher für die Abstimmung benutzt wurden entfernt und durch die Verantwortlichen für die Maßnahme ersetzt.

5. Abschluss

Zum Abschluss frage ich meistens nur, was gut lief und was man für die nächste Retrospektive verbessern könnte.

Für alle Phasen kann man sich vom Retromat inspirieren lassen, der dutzende Methoden zusammenfasst, die aber meistens für offline Retros gedacht sind.

Wenn man zuvor Retros durchgeführt hat, ist ein wichtiger Schritt natürlich zu überprüfen, ob die Maßnahmen vom letzten Mal umgesetzt wurden.

Nachdem ihr mein Vorgehen gelesen habt, würde mich natürlich interessieren, wie ihr Retrospektiven durchführt. Welche Tools verwendet ihr? Welche Methoden sind erfolgreich?

Literatur:

(1) Derby, Esther 2006: Agile Retrospectives*: Making Good Teams Great (Pragmatic Programmers)

(*) Affiliate-Links.

Holger Tewis ist Agile Enterprise Coach
www.holgertewis.de