Selbstorganisation – Prokrastination

Sich und seine Aufgaben optimal selbst zu organisieren ist die Basis um die eigene Produktivität zu erhöhen und selbstgesteckte Ziele zu erreichen. Neben diversen Techniken, um die Selbstorganisation zu verbessern, hilft es dir, die Eigenarten des menschlichen Gehirns besser zu verstehen, die uns manchmal mehr im Weg stehen als zu helfen.

Wer hat noch nie Dinge vor sich hergeschoben? Das Gespräch mit dem Chef, den Termin beim Arzt oder die anstehende Hausarbeit: Prokrastination oder “Aufschieberitis” hält uns davon ab, produktiver zu werden. Das Gehirn will uns jedoch nur vor Gefahren bewahren. Es merkt sich, dass die Herdplatte heiß ist, was praktisch ist, dann verbrennt man sich nur einmal die Finger. Es merkt sich jedoch auch deine Nervosität beim allerersten Kurzvortrag vor deinen Klassenkameraden.

Leider ist dein Gehirn sehr schlecht darin vorherzusagen, wie du dich bei weniger gefährlichen Tätigkeiten fühlen wirst. Es vergleicht mit der Vergangenheit und ignoriert die Möglichkeit, dass eine neue Aufgabe gar nicht vergleichbar ist oder du dich weiterentwickelt hast. Erwartet es etwas potentiell unangenehmes,  ergreift es Vermeidungsstrategien. Du kennst sicherlich die vielen “Argumente” deines Unterbewusstseins, Dinge zu verschieben: “Das andere ist gerade dringlicher”, “Ich bin zu müde”, “Es ist zu spät”, “Der Himmel ist zu blau” …

Je länger es eine Aufgabe hinauszögern kann, umso selbstbewusster wird dein Gehirn in seiner Haltung. Im Extremfall kann sich sogar eine regelrechte Phobie gegen eine Tätigkeit oder ein Thema entwickeln – Lässt man einmal den Zahnarzt ausfallen, fällt der nächste Besuch nur umso schwerer. Bis zu dem Punkt, an dem du tatsächlich Angst verspürst und das Surren des Bohrers in deinen Ohren klingt.

Der wichtigste Schritt der Prokrastination entgegen zu treten ist, sich selbst auf frischer Tat zu ertappen. Nur dann kannst du die Gegenwehr überwinden:

Ich  kann handeln, obwohl ich negative Gefühle mit dieser Aufgabe verbinde!

Untersuchungen haben ergeben, dass negative Emotionen aus der eingebildeten Erwartung an eine Aufgabe entstehen können. Beginnst du jedoch mit ihrer Durchführung, verfliegen paradoxerweise diese negativen Gefühle! Selbst Personen, die Mathematik hassen, empfinden nachweislich das Lösen von Aufgaben positiver, als den reinen Gedanken an den Umgang mit Formeln und Zahlen.

5 Sekunden und 2 Minuten

Es ist oft kontraproduktiv zu lange über das Starten einer Aufgabe nachzudenken.

Mel Robbins* rät, sich innerhalb von 5 Sekunden in Bewegung zu setzen. Ansonsten würgt dein Gehirn den Impuls etwas zu unternehmen ab und rationalisiert, warum es gerade besser ist, nicht ins Handeln zu kommen.

David Allen* empfiehlt, alles was in 2 Minuten erledigt werden kann, sofort zu machen, anstatt es irgendwo zu sammeln. Der Aufwand für die Verwaltung ist weit höher, als du für die Erledigung der Aufgabe brauchst.

Implementation Intentions

Ein nachgewiesen wirksames Mittel zur Überwindung der emotionalen Hürden, sind die sogenannten Implementation Intentions oder Wenn-Dann-Pläne. Zum Beispiel:

WENN ich eine Sache auf morgen verschieben will, DANN fange ich trotzdem gleich damit an.

Mit diesen Regeln programmierst du dein Unterbewusstsein quasi um. Es fällt dir leichter, dein Handeln zu verändern. Und führst du zusätzlich Buch (etwa ein Aufschiebe-Tagebuch) über deine Prokrastinationsgründe, kannst du direkt für jeden Eintrag eine Wenn-Dann-Regel festlegen. Bereits beim nächsten Versuch deines Unterbewusstseins dich auszutricksen, wirst du die Veränderung bemerken.

Eine weitere Möglichkeit ist das Verbinden einer unangenehmen Aufgaben mit einer angenehmen. Das neue Hörbuch nur während der Steuererklärung, Netflix nur auf dem Laufband und Schokolade beim Personalgespräch (natürlich für beide Seiten zugänglich).

Last but not least kannst du dir die wahren Gründe und die höheren Ziele einer Aufgabe bewusst machen um dich selbst zu motivieren. So hebelst du die fadenscheinige Argumentation deines Über-Ichs aus.

Links / Literatur

Allen, David 2015: Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity*: Penguin Books

Robbins, Mel 2017: The 5 Second Rule: Transform your Life, Work, and Confidence with Everyday Courage* : Savio Republic

Hervorragende englische Seite zum Thema Prokrastination: https://www.njlifehacks.com/how-to-stop-procrastinating/

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Holger Tewis ist Agile Enterprise Coach
www.holgertewis.de

Selbstorganisation – Visualisierung

Sich und seine Aufgaben optimal selbst zu organisieren ist die Basis um die eigene Produktivität zu erhöhen und selbstgesteckte Ziele zu erreichen. Neben diversen Techniken um die Selbstorganisation zu verbessern, hilft es, die Eigenarten des menschlichen Gehirns besser zu verstehen, die uns manchmal mehr im Weg stehen als zu helfen.

Du hast sicherlich auch schon mal einen wichtigen Geburtstag vergessen. Völlig ohne böse Absichten. Er ist dir im Trubel des Alltags schlicht untergegangen. Du hast vergessen anzurufen, eine Karte zu schreiben oder ein Geschenk zu besorgen.

Unser Gehirn ist weder ein geordnetes Nachschlagewerk, noch ein übersichtlicher Kalender. Wir reagieren spontan auf Impulse in unserer Umgebung und nehmen unsere Umwelt extrem selektiv wahr. Selbst wichtige Ereignisse vergessen wir mitunter, wenn wir abgelenkt werden. Das ist (leider) ganz normal.

Und dann erinnerst du dich plötzlich – siedend heiß fällt es dir ein – manchmal zu spät. D.h. irgendwo abgespeichert war die Information doch. Allerdings erfolgt der Zugriff auf diese Erinnerung nicht zuverlässig in dem Moment, in dem du sie gebraucht hätte. Und dann gibt es noch diese Momente, in denen du dir sicher bist, irgendetwas Wichtiges vergessen zu habe. Wenn du nur deinen Finger darauf legen könntest …

Diese menschlichen Eigenarten ein Stück weit zu akzeptieren, wirkt sehr befreiend. Anstatt sich stressen zu lassen, empfehlen wir gehirngerechte Methoden und Werkzeuge zu benutzen. Hier folgen ein paar davon.

Die Brain Dump Übung

Du hast das Gefühl, dass dir zu viele Dinge im Kopf herumschwirren? Langsam beschleicht dich die Sorge die Übersicht über ein Projekt zu verlieren?

Dann nimm dir zwei Stunden Zeit, um dich mental zu entlasten. In dieser Zeit schreibst du alles zu dem Projekt nieder, was du für wichtig hältst. Alle Berichte und Protokolle die du erstellen musst, alle E-Mails die du schreiben oder beantworten musst, alles was Kunden, Chefs und Kollegen von dir erwarten, Termine, Beauftragungen, einfach alles. Reicht das für die mentale Entlastung nicht aus, weil es noch 4 weitere Projekte und obendrein private Themen gibt, schreib auch zu diesen alles nieder was dir in den Sinn kommt.

Da können schon mal 200-300 Punkte zusammenkommen. Jetzt betrachte die Liste und staune, was dir alles im Kopf herumschwirrte. Fehlt etwas? Dann ergänze es. Nimm dir Zeit deinen Kopf auf diese Art frei zu machen. Nun bist du wieder bereit dich wirklich zu Fokussieren. Und wann immer du das Gefühl hast, etwas Wichtiges vergessen zu haben, kannst du einfach auf die Liste gucken. Es steht mit Sicherheit schon drauf. 

Visualisierung

Ein Brain Dump ist ein erster Schritt zur Visualisierung deiner Aufgaben. Allerdings ist eine lange unsortierte Liste von unterschiedlich konkreten, dringenden und aufwändigen Dingen sehr unübersichtlich. Die schiere Menge der offen Aufgaben kann erschlagend wirken. Darum solltest du nun Ordnung in das Chaos bringen.

Überlege dir, mit welchem Medium du am liebsten arbeitest. Um flexibel Sachen umzusortieren, ist eine mit Kugelschreiber geschriebene Liste denkbar ungeeignet.

Willst du einen Computer nutzen, kannst du natürlich Word oder Excel verwenden. Besser geeignet sind jedoch Mindmap-Tools, wie FreeMind oder Coggle. Oder du nutzt ein Board, wie von Personal Kanban* empfohlen. Elektronische Varianten sind z.B. Trello oder MeisterTask.

Klebezettel sind eine ernstzunehmende Alternative zur Verwaltung von Aufgaben, was viele auf den ersten Blick nicht glauben wollen. Die haptische Interaktion, sprich Dinge anzufassen und physisch bewegen zu können, ist tief in uns Menschen verankert. Das macht den Umgang und die Bearbeitung einfach und schüttet auch noch körpereigene Glückshormone aus. Probieren lohnt sich!

Sortierung

Insbesondere bei großen Mengen von potentiellen Aufgaben ist es entscheidend, die Anzahl zu reduzieren. Mit der Eisenhower-Matrix sortierst du deine Punkte z.B. nach dringend und/oder wichtig ein. Dringend bedeutet akuter Handlungsbedarf. Wichtig sind Sachen, die langfristig einen Vorteil bringen, etwa strategisch auf ein Ziel hinführen. Nach Eisenhower sind wichtige Aufgaben eher selten dringend und umgekehrt. Im ersten Schritt solltest du vor allem die Sachen aussortieren, die weder dringend noch wichtig sind. Diese Aufgaben können entweder gleich in den Papierkorb, ins Archiv (z.B. Quittungen, wichtige Gesetzestexte) oder in eine Wiedervorlage zu einem späteren Zeitpunkt.

Es bleiben nur Aufgaben zurück, die momentan deine Aufmerksamkeit verdienen. Diese kannst du nun darauf abklopfen, ob sie actionable, also konkret umsetzbar sind. Was ist der nächste konkrete Schritt, den du aktiv durchführen kannst? Dauert dieser Schritt maximal 2-Minuten erledigst du ihn sofort (siehe 2-Minuten-Regel), ansonsten überführst du ihn in den ToDo-Bereich deiner Visualisierung.

Dieser ToDo-Bereich enthält die größeren Aufgaben, die du als nächstes angehen willst. Nutzt du z.B. ein Personal Kanban Board, kannst du mit drei Spalten starten: ToDo, In Arbeit und Fertig. Sobald du mit einer Aufgabe aus dem ToDo-Bereich anfängst, ziehst du sie auf „In Bearbeitung“ und nachdem du sie abgeschlossen hast in „Fertig“.

Ziele

Um deine Aufgaben richtig zu sortieren und ihre Wichtigkeit zu beurteilen, musst du dir vorher über deine kurz- und langfristigen Ziele im Klaren sein. Über diesen Bereich werden wir in einem anderen Beitrag berichten.

Links / Literatur

Allen, David 2015: Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity*: Penguin Books

Benson, Jim 2013: Personal Kanban: Visualisierung und Planung von Aufgaben, Projekten und Terminen mit dem Kanban-Board*: dpunkt.verlag

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Holger Tewis ist Agile Enterprise Coach
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Selbstorganisation – Produktivität

Real Artists Ship – Steve Jobs

Sich und seine Aufgaben optimal zu organisieren ist die Basis, um die eigene Produktivität zu erhöhen und selbstgesteckte Ziele zu erreichen. Neben diversen Techniken zur Verbesserung der Selbstorganisation, ist es gut, die Eigenarten des menschlichen Gehirns, die uns manchmal mehr im Weg stehen,  besser zu verstehen.

Du kennst ihn sicherlich auch, den Mythos vom Multitasking. Der legendären Eigenschaft des Menschen, mehrere Aufgaben gleichzeitig bearbeiten zu können. Vor einiger Zeit musste Mann jedoch feststellen, dass nur Frauen über diese mächtige Fähigkeit verfügen. Mittlerweile wurde allerdings auch dies widerlegt. Studien haben ergeben, Multitasking ist ein Märchen. In Wahrheit wechselt unser Verstand ständig zwischen den Aufgaben hin und her, wenn wir versuchen mehrere Dinge parallel zu erledigen. Wir lösen unsere Aufmerksamkeit dabei immer wieder von einem Thema und fokussieren auf ein anderes. Hin und her, hin und her und jedes Mal entstehen Reibungsverluste, Rüstkosten, um sich umzustellen. Einzeln winzig klein, stapeln sich diese schnell zu einem gewaltigen Berg.

Das elementare „Geheimnis“ produktiven Arbeitens ist demnach, sich auf jeweils eine Sache zu konzentrieren, statt mehrere Dinge gleichzeitig zu erledigen:

Stop starting, start finishing.

Dabei musst du insbesondere darauf achten, Störungen und Unterbrechungen zu vermeiden. Schalte dein Handy in den Flugmodus, schließe dein E-Mail-Programm und ziehe dich an einen Ort zurück, an dem du ungestört bist. 

Zeit-Management

Um möglichst lange konzentriert zu bleiben, empfiehlt sich die Pomodoro-Technik auszuprobieren. Die funktioniert ganz einfach: Stell deinen Küchenwecker, Sanduhr oder Alexa-Timer auf 25 Minuten ein. (Die Bezeichnung Pomodoro bedeutet italienisch Tomate und kommt von den roten tomatenförmigen Aufziehweckern, die du in vielen Küchen weltweit finden kannst.) Auf jeweils 25 Minuten fokussiertes Arbeiten folgen 5 Minuten Pause. Wiederhole den Vorgang bis zu 4 Mal und mach dann eine längere Pause von 15-30 Minuten.

Du kannst auch versuchen nachzuverfolgen, wieviel Zeit du womit verbringst, um Zeitfresser zu identifizieren. Arbeitest du am Computer, helfen dir Werkzeuge wie RescueTime oder TimeDoctor, die dir genau aufschlüsseln wieviel Zeit du mit Surfen, E-Mail oder in Excel verbracht hast.

Neigst du zur Perfektion und bekommst deswegen Themen nicht schnell genug abgearbeitet, versuche deine eigene Erwartungshaltung stärker zurück zu stellen. Du machst die meisten Aufgaben nicht nur für dich alleine. Perfektion ist der Feind des Guten und gut genug ist der neue Maßstab. Außerdem ist Sachen fertig zu stellen auch ein Zeichen der Qualität deiner Arbeitsweise.

Denk daran deine hoch priorisierten ToDos abzuarbeiten. Auch wenn sie unangenehm erscheinen. Sonst fällst du in eine milde Form des Prokrastinierens zurück. Schon Mark Twain hat empfohlen morgens immer mit den besonders unangenehmen Aufgaben in den Tag zu starten. Hast du die sauren Äpfel hinter dir, kannst du den Rest des Tages süßere Dinge genießen.

Wer mag kann seine Abarbeitung auch spielerisch gestalten – Stichwort Gamification: Wie viele Aufgaben kannst du in 25 Minuten erledigen/wie viele “saure Äpfel” kannst du nacheinander verarbeiten?

Große Themen und Projekte

Bei besonders großen Themen solltest du stets überlegen, was der nächste umsetzbare Schritt ist. Brich solche Projekte also in kleine Teile herunter, aber übertreibe es nicht. Wenn du die nächsten Schritte im Detail kennst, genügt es in der Regel spätere Schritte grobkörnig zu lassen. Pass den Detailgrad so an, dass du nicht die Übersicht verlierst. 

Zudem solltest du dich auf die wichtigen Projekt-Teile fokussieren. 80% des Ergebnisses werden durch 20% der Aufgaben erreicht. In der Regel lohnt sich der Zeitaufwand um 100% der Ziele zu erreichen gar nicht. Man baut meistens nur goldene Wasserhähne, anstatt sich neuen wertvolleren Themen zu widmen.

Ein weiterer wichtiger Punkt ist, Themen delegieren zu können. Du musst nicht alles selber machen. Denk darüber nach, wer einen Punkt für dich erledigen kann und was deine Erwartungen an das Ergebnis sind.

Links / Literatur

Allen, David 2015: Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity*: Penguin Books

Benson, Jim 2013: Personal Kanban: Visualisierung und Planung von Aufgaben, Projekten und Terminen mit dem Kanban-Board*: dpunkt.verlag

Bowman, Sharon L. 2008: Training from the Back of the Room*: Pfeiffer

Gollwitzer, P. M. (1990). Action phases and mind-sets. In E. T. Higgins & R. M. Sorrentino (Eds.), Handbook of Motivation and Cognition*: Guilford Press

Hardy, Darren 2012: The Compound Effect.* Jumpstart your income, your life, your success: Vanguard Press

Tracy, Brian 2017: Eat That Frog!: 21 Great Ways to Stop Procrastinating and Get More Done in Less Time* : Berrett-Koehler Publishers

Ferriss, Timothy 2015: Die 4-Stunden-Woche: Mehr Zeit, mehr Geld, mehr Leben*: Ullstein

(*) Affiliate-Links.

Holger Tewis ist Agile Enterprise Coach
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Wer Erfolg will braucht Ziele!

Holzhacken ist deshalb so beliebt, weil man bei dieser Tätigkeit den Erfolg sofort sieht – Albert Einstein

Ist mein Haus, mein Auto, mein Boot größer als das meines Nachbarn? Habe ich Personalverantwortung? Bin ich glücklich? Woran erkenne ich, ob ich erfolgreich bin?

Nach der Definition des Duden ist Erfolg kein Zufall:

Erfolg ist das Eintreten einer beabsichtigten, erstrebten Wirkung – Duden

Das gesteckte Ziel muss gewollt sein. Und sein Eintreten muss eine Wirkung haben, sprich messbar sein, was oft gar nicht so einfach ist: Ist die Zusammenarbeit wirklich besser geworden? Die Motivation höher? Legt man keine genauen Kriterien für die Messung an, lügt man sich schnell in die Tasche, ob des tatsächlichen Erfolgs.

Zudem ist es kein Erfolg, wenn die beabsichtigte Wirkung automatisch eintritt. Man muss etwas aktiv beitragen. Man kann es nicht für sich als Erfolg verbuchen, wenn man sich als Ziel setzt, dass morgen früh die Sonne aufgeht.

Es gibt verschiedene Aspekte von Erfolg, die sich in zwei Kategorien einteilen lassen:

• Persönliche Ziele definieren, umsetzen und messen: Was will ich wirklich erreichen? Was kann ich tun, um meinen Zielen näher zu kommen?
• Organisatorischen Ziele definieren, kommunizieren, umsetzen und messen: Was wollen wir gemeinsam erreichen? Wie organisieren wir uns dafür?

Vom Status Quo zur Zieldefinition

Viele Menschen sind sich unsicher, welche Ziele sie überhaupt verfolgen sollen. In meinem Blog-Beiträgen zum Thema Selbsterkenntnis habe ich empfohlen, sich Gedanken zu grundsätzlichen Fragen zu machen: Welche Werte, Leidenschaften, Sehnsüchte, Denk- und Reaktionsmuster stecken in mir? Was ist die ideale Umgebung für mich, in der ich erfolgreich sein kann?

Um bei der Definition der eigenen Ziele voran zu kommen, bieten viele Erfolgsjournals konkrete Kategorien an, deren Status Quo man mit einer Skala bewerten oder durch Bilder visualisieren soll:

1. Beruf/Ausbildung/Weiterbildung
2. Fitness/Körper/Sport/Bewegung
3. Gesundheit/Ernährung
4. Familie/Beziehung
5. Freunde/Soziales Leben
6. Geld/Finanzen/Materielles
7. Kreativität/Inspiration
8. Gedanken/Emotionen
9. Spaß/Lebensfreude
10. Sicherheit
11. Freizeit/Entspannung/Zeit für dich
12. Sinn/Erfüllung

Bei der Suche nach den richtigen Zielen muss man sich dann nach der Bewertung der Kategorien folgende Fragen stellen:

• Mit welchen Bereichen meines Lebens bin ich zufrieden?
• Wo wünsche ich mir Veränderung?

Über die eine oder andere Methode hat man schließlich Bereiche gefunden, in denen man sich Veränderung wünscht. Das kann zum Beispiel so aussehen:

Um die Veränderung herbeizuführen, sollte man nun im nächsten Schritt Ziele definieren und festlegen welchen Zeitraum man betrachtet:

Die Zielformulierungen hier sind noch etwas unscharf. Um sie messbar zu machen, sollten sie so formuliert sein, dass man sie bei Eintreten abhaken kann. Zudem sollte festgelegt werden,  was der nächste konkret umsetzbare Schritt ist um dem Ziel näher zu kommen.

Zum Tracking der Ziele und dem Voranschreiten bieten die oben erwähnten Erfolgsjournals Kalender mit wöchentlichen oder monatlichen Reflexionen an. Zudem haben wir in einem früheren Beitrag zum Thema Selbstorganisation weitere Tools und Tipps zusammengetragen, wie ihr eure Ziele effektiv erreichen könnt.

Im nächsten Beiträgen geht es darum, wie man Organisationen erfolgreich machen kann. Wir starten mit MbO und OKR.

Holger Tewis ist Agile Enterprise Coach
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