Stein für Stein zur besseren Zeiterfassung

Für viele Softwareentwickler gehört die Zeiterfassung ihrer Arbeit zu den am wenigsten beliebten Tätigkeiten. Die Gründe hierfür sind vielfältig – schlecht bedienbare Tools gehören aber auf jeden Fall dazu.

In seinem Blog Post “Why Time Sheets are Lame! “ nennt Jeff Sutherland einige Gründe, warum die Zeiterfassung aus seiner Sicht keinen Sinn macht.

Viele Firmen müssen die Zeit, die ihre Mitarbeiter mit bestimmten Aufgaben verbringen,  aus rechtlichen bzw. buchhalterischen Gründen erfassen. Die Zeiterfassung erfolgt dabei in den meisten Fällen auf individueller Basis.

Bei Nutzung einer agilen Entwicklungsmethode ist die individuelle Erfassung der Arbeitszeiten ein Problem. Beispielsweise stellt Scrum das Team und nicht Individuen in den Fokus. So gibt das Entwicklungsteam am Sprint-Anfang ein Commitment (oder in neueren Versionen des Scrum Guides einen Forecast) auf ein Sprint-Ziel ab.  Konsequenterweise wird am Sprint-Ende  der Erfolg des Teams gemessen und nicht der Erfolg von Individuen.

Für ein Unternehmen ist es eigentlich auch nur wichtig zu wissen, wie viel Zeit insgesamt für welche Themen (z.B. Maintenance, Entwicklung von neuen Features, Management der Infrastruktur etc. ) verwendet wurde. Die Summe der Zeiten entspricht im Grunde der Investitionssumme, die für verschiedene Themen aufgebracht worden ist.

Mein Arbeitgeber, die CoreMedia AG, hat sich deshalb dazu entschlossen die Zeiterfassung versuchsweise nur noch auf Team-Level durchzuführen. Die Wahl des Werkzeugs zur Erfassung ist dabei den Teams überlassen worden (Strichlisten, Software, Excel-Sheet,…). Wichtig ist nur, dass die Summe der aufgewendeten Zeiten am Ende eines Sprints an das Controlling übermittelt wird.

Damit die Zeiterfassung wieder mehr Spaß macht und wegen der einfachen Handhabbarkeit, haben sich einige unserer Teams, inklusive dem, in dem ich zur Zeit als Scrum Master tätig bin, dazu entschlossen, die Zeit mit Lego-Steinen zu tracken. Unsere “Zeiterfassung” sieht dann so aus:

Jeder Entwickler enthält am Anfang des Sprints entsprechend der Sprintlänge dieselbe Anzahl von Legosteinen. In dem Team, von dem das Beispiel stammt, steht ein Legostein für einen halben Tag.
Direkt neben unserem Task-Board und dem Ausgang zum Raum hängt eine große Legoplatte an der Wand. Auf dieser Platte sind mit festgeklemmten Post-its unterschiedliche Kategorien von Aufgaben markiert. Mögliche Kategorien sind unter anderem „Arbeit an Funktion A“, „Arbeit an Funktion B“, „Wartung“, „Pflege der Infrastruktur“ oder „Support“. Die Post-its werden mit flachen Steinen sicher auf der Basisplatte festgeklemmt.
Die Entwickler platzieren ihre Legosteine entsprechend ihrer Tätigkeiten am Tagesende jeweils in die passende Kategorie. Am Sprint-Ende werden die Legosteine in den einzelnen Bereichen vom Product Owner gezählt und in Zeiten umgerechnet, die dann elektronisch erfasst werden.

Wir machen diese Art der Zeiterfassung schon seit einigen Sprints. Bisher hat sich der Ansatz als ein pragmatischer Weg bewährt. Die Vorteile sind im Einzelnen:

• Eine gesteigerte Akzeptanz der Zeiterfassung durch die Entwickler.
• Die Zeiterfassung wird während des Sprints durchgeführt und nicht erst nach mehrmaligen Erinnerungen sehr viel später.
• Die Entwickler haben das Gefühl, mit dieser leichtgewichtigen Lösung nicht zu viel Zeit in die Benutzung eigentlich unbenutzbarer Zeiterfassungssysteme stecken zu müssen.
• Durch die Verwendung von Lego hat das Ganze zusätzlich eine spielerische Note bekommen, durch die alle Beteiligten deutlich motivierter sind.
• Das prominent sichtbare Sammeln der Steine im Team-Büro ist Teil des Informative Workspace geworden und gibt so dem Team kontinuierliches Feedback über die Zeiten die in bestimmte Aufgaben geflossen sind. (Genauso gut erkennt man „Waste“ im System).
• Die Informationen können auch gut in Retrospektiven genutzt werden.

Wir sind an Eurer Meinung zu diesem Ansatz der Zeiterfassung interessiert! Wollt Ihr das auch mal probieren? Was sind Eure Erfahrungen mit Zeiterfassungssystemen? Kennt Ihr andere, die einen ähnlichen Ansatz praktizieren? Bitte nutzt die Kommentarfunktion für Feedback!